人事部の仕事について
人事部は、企業の成長に欠かせない『ヒト』の管理と活性化を図る重要な部署です。
人事部において、業務効率をアップさせるためには、年間スケジュール立てて仕事を進めることが大切です。
先ずは、年間スケジュールを立てる前に人事部の仕事全体の内容について理解しておきましょう。
１～３月に発生する業務
＜源泉所得税の納付と給与支払い報告書の提出＞
年末調整後、1月10日までに源泉所得税の納付を済ませ、1月31日までに給与支払報告書を自治体に提出します。
＜昇給査定＞
4月に定期昇給を実施する企業は、昇給査定を行って新しい給与額を確定します。
＜人事異動の準備＞
新年度に向けた人員計画や人事異動の検討をし、4月に人事異動が発生する場合には、社員寮や社宅などの入退去の手続きをします。
＜新入社員の受け入れ準備＞
4月の新卒社員入社に向けて1～3月は、入社式や新人研修の準備、デスクやPCの確保等、新入社員を受け入れる準備を行います。
受け入れ部署の管理職を通じて新卒社員の特徴や人材育成方針を伝えておくなど、社内全体で入社を歓迎するムードを作ることも大切です。
＜次年度の採用活動＞
新入社員の受け入れ準備と並行して、次年度の採用に向けた採用サイトの担当者との打ち合わせや、募集要項の公開、会社説明会の準備なども行います。
４～６月に発生する業務
＜新卒社員の入社式・研修＞
4月は入社式や新人教育、新入社員から提出される必要書類の受け取りや管理、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の作成、社会保険の加入手続きなど、新入社員を受け入れる業務が主となります。
＜次年度の採用活動＞
翌年度の採用活動において、内定を出すタイミングになります。
また、インターンシップの受け入れも本格的に始まります。
＜労務管理＞
労働保険の年度更新、社会保険料の定時決定（算定基礎）、住民税の年度更新、住民税の納付額の変更を行います。
＜給与・異動＞
夏の賞与の計算と支給、新入社員研修後の配属を決定・通知します。
７～９月に発生する業務
＜内定者研修・内定者懇談会＞
内定者研修や内定者懇談会など、次年度の内定者に対するフォローを行います。
また翌々年度の新卒採用に向けた準備もスタートします。
＜高年齢者雇用状況報告書、障害者雇用状況報告書の作成・提出＞
7月には、高年齢者雇用状況報告書や障害者雇用状況報告書の作成や提出を行います。
＜内定式の準備＞
10月の内定式に向けて、会場の準備や学生への通知を行います。
１０～１２月に発生する業務
＜内定式の実施＞
主に10月1日に内定式を行います。
＜冬の賞与の計算・支給、人事異動＞
冬の賞与の計算と支給の他、10月に人事異動を行う企業では異動に伴う諸手続きがあります。
＜各種労務業務＞
毎年11月〜12月にかけて、給与から天引きした所得税の過不足を精算するために年末調整を行います。
生命保険料の控除証明書など、社員のプライバシーにかかわる情報を収集するため、書類の取り扱いには十分な注意が必要です。
年間を通して行われる人事部の仕事
①中途採用
欠員の発生や拡大増員の必要に応じて、中途採用を行います。
求人サイトへの掲載や面接対応など新卒採用と同じ業務もありますが、採用したい人材の要件を具体化する作業が加わります。
②従業員へのサポート
入社後間もない社員に対し面談を行い、悩みや課題を共有しながら打開策を考える人事面談も必要です。
人事評価を行った後にも同様の面談を行い、社員の意欲を高め、持続させることも効果的です。
ハラスメント行為やメンタル不全を防止し、快適に働ける環境を整えるための相談対応も行うなど、離職率を低下させ、従業員満足度を高める仕事も、人事部の役割の一つです。
他にも、人事部の仕事で時期に関係なく通年で発生する業務には、次のようなものがあります。
- 中途採用での入社や退職者の社会保険の手続きや退職関連の手続き
- 残業や休日出勤、有給休暇など労働時間のチェックと管理
- 給与計算
- 社会保険料・源泉徴収した所得税の納付
- 定期の人事異動の他に通年で人事異動がある場合にはその対応
年単位で行われる人事部の仕事
人事部の仕事の中には、１年に１回～数回対応が必要なものもあります。
次のような業務も頻度は少ないですが、重要な業務になるので確認しておきましょう。
- 経営計画を実現するための人事戦略作り
- 人事評価や既存社員の教育研修
- 健康診断
- 労働基準監督署への「36協定届」の提出
まとめ
人事部の仕事で業務効率をアップさせるには年間スケジュールを立てて、時間的に余裕のある時期に前もって準備を整えることが大切です。
労務トラブルなど突発的な業務が発生することもありますが、早めの準備を行うことで対応することもできるので心がけていきましょう。
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