社員の育成に力を入れている企業の多くは、外部の講師や専門家を招いて社内研修を開催します。社内研修の実施が決まったら、対象の受講者に案内メールを送らなければいけません。また、実施後は社外講師へのお礼メールも必須です。しかし、案内メールやお礼メールの書き方やマナーがよくわからず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、社内研修を実施する際の案内メールの書き方と、社外講師へのお礼メールの書き方について解説します。ぜひ参考にしてください。
社内研修の案内メールの書き方
社内研修の実施が決まったら、受講対象者にメールを送る必要があります。件名には、一目見ただけで、メール本文の内容がわかるようにするのが基本です。件名以外にも冒頭のあいさつ文や締めの言葉に悩まれる方は多いでしょう。ここでは、社内研修を実施する際に送る案内メールの書き方を解説します。
【件名】の書き方
件名は、メールにおけるタイトルのようなものです。読んだだけでどういった内容のメールか理解してもらう必要があります。したがって、件名は一文で簡潔に述べましょう。例えば以下のとおりです。
- ビジネスマナー研修実施のご案内
- 【重要】キャリアデザイン研修実施のご連絡
- 【営業職要確認】営業力研修についてのご案内
研修実施の案内メールを社内メールで送信する場合、数多くのメールが受信されるメールボックスの中に入ります。件名に目立った文字がないと、見逃したり開封を後回しにされたりするかもしれません。そのため、二重鉤括弧や隅付き括弧などを使用して強調するようにしましょう。
【冒頭・あいさつ文】の書き方
メール本文の冒頭には、宛名を書くのがマナーです。宛名を明記したあとは、ビジネスメールの習慣に基づいたあいさつ文を書きましょう。あいさつはシンプルで長すぎない文章が適切です。例えば、社内に対しては「お疲れ様です」、社外に対しては「お世話になっております」などです。あいさつ文で間違えやすいのは「ご苦労様です」という書き出しです。
「ご苦労様」は目上の方が目下の方に用いるあいさつなので、使用しないように気をつけましょう。
【研修の概要】の書き方
ビジネスメール全般にいえるのは、基本的に内容は短く簡潔に書かなければならないことです。これは、研修案内のメールも例外ではありません。また、最も伝えたい事柄を最初に書きましょう。例えば「文章力研修の実施が決定したのでご連絡差し上げました」「このたびは、企画力研修を実施する運びとなりました」などです。
次に、研修の詳細を明記していきます。以下の項目を箇条書きにすると情報が見やすくなります。
- 研修実施日と時間
- 開催場所（会場）名所と住所
- 講師（社外から招く場合は、プロフィールなどを簡潔に記載）
- 研修内容
- 研修に必要なもの
このほかにも、伝えておきたい情報があれば追加しましょう。
【申し込み方法】の書き方
研修の詳細を書いたら、次は申し込み方法を記載してください。申し込み方法には「申し込み用紙の提出」と「メールでの申し込み」があります。いつまでに申し込めばいいかの返信期日は必ず設定しましょう。
研修実施の1〜2週間前までに設定しておくと、当日の参加人数が把握でき問題なく準備が進められます。席の数や資料の部数などは、参加人数よりも多めに準備しておくと安心です。
【締めのあいさつ】の書き方
本文の最後には、締めのあいさつ文を書きます。冒頭のあいさつと同じように、短く簡潔な文章にしましょう。例えば「お手数ですが、ご確認の程よろしくお願い申し上げます」「ご対応のほど、何卒よろしくお願いいたします」などです。
送信元の記載も忘れてはいけません。部署名・氏名・電話番号・メールアドレスは必ず明記しておきましょう。
社内研修の案内メールの例文
社内研修を実施する際の案内メールの例文をご紹介します。ぜひ参考にしてください。
| 件名：【要確認】プレゼンテーション研修実施のご案内 関係者各位 お世話になっております。人事部 研修担当の〇〇です。 この度、全社員を対象としたプレゼンテーション研修を実施する運びとなりましたのでご連絡差し上げます。 本研修は自由参加となりますので、下記の詳細と添付ファイルをご確認のうえ、 参加を希望される方は9月11日（月）18:00までに、人事部の〇〇までご連絡ください。 ——————————————————————————- 【日 時】2023年9月25日（月）9:00〜17:00 予定 【会 場】本社ビル Aホール 【持 ち 物】社用PC 【参加対象】自由参加 【申込方法】本メールに参加希望の旨を返信 【申込期限】9月11日（月）18:00まで 【添付ファイル】●●.pdf 【連 絡 先】sample0123@cuseful.co.jp ——————————————————————————- 以上です。 その他、ご不明な点やご質問があれば、人事部までご連絡ください。 お忙しいなかお手数ですが、ご対応のほど何卒よろしくお願いいたします。 ー・ー・ー・ー・ー・ー・ー・ー・ー・ー・ 人事部〇〇 〇〇 TEL：090-1234-5678 MAIL：sample0123@cuseful.co.jp |
強調したい部分は、隅付き括弧「【】」やコロン「：」、二重鍵括弧「『』」などを使用し、箇条書きの部分は、文字の位置をそろえているだけでも整った印象を与え、読みやすくなります。
社内研修の案内メールの5つの注意点
社内研修の実施案内をメールで行う際には、正しい情報をわかりやすく伝えるのが重要です。正確な記述を心がけるのはもちろん、注意点もいくつかあります。ここでは、社内研修の案内メールを作成する際に、気をつけるべき点をお伝えします。
誤字脱字がないか確認する
メールの文章に誤字脱字がないかチェックしましょう。誤字脱字があると読者に違和感を与えたり、誤情報を伝えてしまったりする恐れがあります。例えば、本来は9月25日（月）と記載するはずが、誤字によって9月24日（月）と記載してしまうなどです。気づかずに送信してしまうと、受講者は間違った日に会場に向かってしまいます。
このような誤解を招かないためにも、メールを送信する前に必ず研修に関する資料と照らし合わせたり、本文を読み直したりして誤字脱字がないか最終確認しましょう。
返信や申込期限を設定する
メール本文には、研修への問い合わせや申し込みが可能な期限を設定しておきます。期限を設定しないと、研修実施日の直前に申し込みが届いてしまうトラブルが発生してしまいます。万が一、研修実施日の直前に申し込みが届いてしまうと、資料や席の用意が間に合わず、受講者に不便をかけてしまうことになりかねません。
そのため、メールへの返信や申込期限の設定が重要です。具体的な期限としては、余裕を持って研修の準備ができるように、研修実施日の1〜2週間前に設定するのが望ましいでしょう。
箇条書きや区切り文字を使う
本文には、内容が整理されるように箇条書きや区切り文字を使いましょう。箇条書きや区切り文字を使わず、すべての情報を文章にしてしまうと、重要な情報を見逃す恐れがあります。箇条書きや区切り文字を使うメリットは、簡単に要点を強調して伝えられる点です。
情報量が少ないため短い時間で内容を把握できます。読者の情報処理の負担を減らす効果があるので、あらゆるビジネスシーンでも使われています。
結論を先に述べる
メール本文では、結論を最初に述べましょう。社内研修の案内メールを送付する場合、結論は「研修を実施する旨」です。結論を後回しにすると、読者の時間を奪ってしまうほか、結局何を伝えたいのかわからなくなったり、重要な情報を見逃したりする恐れがあります。
冒頭のあいさつ文のあとに結論がない文章だと、読者は「自分には関係のないメールなのか」と思ってしまいます。メールを送るのは、あくまでも研修の実施や詳細を相手に伝えるのが目的です。目的以外の内容はできるだけ書かないようにしましょう。
相手に配慮してファイルを添付する
ファイルを添付する際は、送信相手に配慮しましょう。なぜなら、ファイルにもさまざまな種類があり、相手によっては媒体不明のファイルを開きたくないと考えるからです。メールにファイルを添付する際は、添付されているファイルが何であるかを明確に伝える気遣いが必要です。
送信元は信頼できるものであり、開いても問題がないファイルであることを相手に伝えるようにしましょう。
社外研修講師へのお礼メールについて
近年では、ビジネスメールも一般化してきています。社外の方に研修の講師を依頼した場合、メールでお礼状を書くのは必ずしも失礼ではありません。研修が終わったらすぐに感謝の気持ちを伝えられる点では、便利なツールといえます。お礼メールは、当日もしくは翌日には送付するといいでしょう。
業務が忙しかったり、万が一忘れてしまったりした場合は、遅くなったお詫びも書き添えると印象が変わります。講師が「研修講師を引き受けてよかった」「また依頼があれば受けよう」と思ってもらえるかが重要です。
社外研修講師へのお礼メールの書き方
社内研修が終了したら、講師をしてくださった方にお礼にメールを送る必要があります。件名には、一目見ただけで、お礼のメールであるのがわかるタイトルにしましょう。件名以外にも冒頭のあいさつ文や締めの言葉に悩まれる方は多いのではないでしょうか。ここでは、社外講師へのお礼メールの書き方について解説します。
【件名】の書き方
件名は、一目でお礼のメールだとわかる文章が適切です。例えば「研修の御礼」「先日の研修につきまして」「先日はありがとうございました」などです。丁寧なお礼文は本文で述べるので、件名は一言で十分です。
【冒頭・あいさつ文】書き方
メール本文の冒頭には、あいさつ文を記載します。例文としては「お世話になっております。株式会社〇〇〇〇〇の田中です。先日は、弊社研修にて、ご登壇いただき誠にありがとうございました」などです。冒頭は、自己紹介と軽い挨拶だけで済ませましょう。
【お礼の文章】の書き方
あいさつ文のあとには、お礼の文章を記載します。また、研修の感想も伝えると喜ばれます。
| 種類 | 例文 |
| 研修担当者からのお礼を伝えたいとき | ・研修担当の私としましても、参考になることばかりでした。 ・新鮮なご意見が数多く聞けて、学びの多い1時間でした。 |
| 受講者の声を伝えたいとき | 弊社社員からは、「〇〇の部分が分かりやすかった」 「〇〇を今後の業務に生かしていきたいと思った」などの声が多く寄せられました。 |
感じたことや実際に寄せられた声を、そのまま講師に伝えるといいでしょう。
【締めのあいさつ】の書き方
締めのあいさつ文では、改めて感謝を述べ、ひと言添えるようにします。例文としては以下のとおりです。
| 素晴らしい研修を開催していただき、重ねて御礼申し上げます。誠にありがとうございました。 また、弊社では毎年4月に新入社員研修を実施しております。 ご都合が合うようでしたら、来年もご助力のほどよろしくお願いいたします。 〇〇〇〇〇株式会社 人事部〇〇 〇〇 |
次回の研修でも講師として招きたいのであれば、その旨を記載しておくといいでしょう。
社外研修講師へのお礼メールの注意点
社外講師へお礼メールを書く際は、できるだけ簡潔に感謝を述べるように心がけましょう。ここでは、社外講師のお礼メールを送るとき、いくつかの気をつけるべき点をお伝えします。
できるだけ早く送る
社外講師へのお礼のメールは、できるだけ早めに送りましょう。可能であれば当日中が望ましいですが、1〜2日後でも問題ありません。急ぎ過ぎると誤字脱字が目立つ文章になるので、社内研修を実施後、落ち着いてからメールを作成し送付するといいでしょう。
返信不要の旨を伝える
社外講師へお礼のメールを送る際、返信は不要である旨を伝えましょう。返信のメールは相手に負担がかかります。例文として「なお、本メールへの返信は不要ですので、お気遣いなさらぬようお願い申し上げます」のように、シンプルで短い文章を心がけましょう。
もし、やり取りが必要な場合は、質問や依頼を1つのメールにまとめて送るなど、メールの送受信を可能な限り少なくおさえる配慮が必要です。
書面の作成は必要なし
近年は、ビジネスメールも一般化しています。ですので、社外の講師へのお礼状は書面でなくても問題ありません。社内研修の実施後は、感謝の気持ちをメールで伝えるだけで相手に気持ちは伝わるでしょう。
とはいえ、どうしてもお礼の手紙を送りたい方もいるはずです。その際は、直筆で感謝の気持ちを伝えてください。
具体的な感想を述べる
社外講師へのお礼のメールや手紙の文面には、具体的に何を学んだかを記載しましょう。外部講師の目線に立ってみると、自分の研修がどのように役立ったのかを知るのは、今後の講師業にも役立つはずです。アンケートから受講者の言葉を引用するなど、具体的に伝えるとより喜ばれるかもしれません。
まとめ
この記事では、社内研修の案内メールの書き方と、社外講師へのお礼メールの書き方について解説しました。案内メールやお礼メールの書き方がよくわからず悩まれている方のために、例文も紹介しています。ぜひ、参考にしてください。
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