人事担当者の方は、社内の業務のなか、何かしらの司会進行を任される機会が決して珍しくありません。司会は会議やイベントなどを円滑に進めるための、重要な進行係です。司会進行のノウハウを学び、実践できるスキルを身につけられれば、さまざまなシーンで活躍を目指せるでしょう。
本記事では会社で司会進行を任されたときのポイントや対処法、実際に使える例文を解説します。
会社から任せられる司会進行とは？
会社から任せられる司会進行の業務には、さまざまなパターンがあります。企業は司会を必要とする多くの業務を持つため、従業員に進行を依頼することも多いです。以下では、会社から任される司会進行のパターンを解説します。
イベントの司会進行
企業が主催する各種イベントの司会進行は、人事担当者が担当するケースも多いです。特に小規模なイベントや、外部に委託せずに自社だけで運営するイベントの司会進行は、社内で賄うことがほとんどです。例えば、企業説明会や新入社員向けのイベントなどは、人事担当者による司会進行が行われます。
イベント時の司会進行がお粗末だと、新入社員やこれから入社する予定の人材に不安を与えてしまう可能性があります。司会進行の手腕が、採用に影響する可能性もあるでしょう。
懇親会の司会進行
企業同士や新入社員向けの懇親会の司会進行も、人事担当者に任せられることが多いです。特に自社の新入社員向けの懇親会は、一般的に社内の人間で担うことになるでしょう。取引先企業など外部の人たちとの懇親会では、外部から専門家を雇うケースもあります。
しかし、数ある企業のなかから代表として司会進行を任される可能性もあるため、事前にノウハウを知っておくことがおすすめです。
会議の司会進行
こちらは人事担当者に限りませんが、社内会議の司会進行を任せられるケースは、通常の業務のなかでもっとも多いパターンとなるでしょう。昨今はネットを経由したWeb会議も浸透していますが、重要な事項を決定する際には、顔を突き合わせた従来のかたちが採用されることが多いです。
会議の際には司会進行の役割を担う人材が必須であり、スキル・ノウハウによって成否が決まることもあります。そのため社内会議の司会進行を任された際には、基本的な流れやポイントを把握し、実践できるように練習しておくのがおすすめです。
出来るだけ短時間で効率よく会議を進行したいという考えも一般的となり、ファシリテーション研修を実施して会議の進行スキルを上げようと考える企業も増えています。
会議の司会進行における基本的な流れ
社内での会議における司会進行を実践する際には、まず基本となる流れを把握することがポイントです。会議の流れを把握できれば、状況に合わせた臨機応変な対応がしやすくなります。以下では、会議の司会進行における基本的な流れを解説します。
司会の自己紹介と挨拶
社内の会議を始める際には、まず司会を担当する自分の自己紹介と挨拶を行います。すでに見知っている顔が多い会議でも、改めて自己紹介をして、司会進行を担当する旨を伝えましょう。ある程度従業員規模が大きくなった企業では、自分のことを知らない従業員がいるケースもあるため、丁寧に名前・所属部署・普段の担当業務などを紹介するとよいでしょう。
下記は、社内会議の司会進行における人事担当者の自己紹介と挨拶の例文です。
| みなさま、おはようございます。社内会議の司会を務めることになりました人事担当の●●です。 今日は皆さんと一緒に重要な議題について話し合い、意見交換を行う機会を持てることを嬉しく思います。 まずはじめに、今日の会議の目的を確認させていただきます。本日の議題は［議題の概要］です。 我々の組織やチームにとって重要なテーマであり、皆さんのご意見や提案をお聞きしたいと考えています。 また、新しいメンバーが加わったり、変更があった方もいらっしゃるかもしれませんので、改めて自己紹介をいたします。 私は、人事担当の●●と申します。これまで皆さんのキャリアや成長に関わる様々な活動を支援させていただきました。 今日も皆さんのご意見やニーズをしっかりとお聞きし、それに基づいてより良い組織づくりに貢献できるよう努めてまいります。 では、引き続き会議を進行してまいりますので、よろしくお願いいたします。 |
上記のような自己紹介と挨拶は、会議の雰囲気を整え、参加者の関心を引きつけるのに役立ちます。挨拶は長くなりすぎないように、さらに簡潔なものでも問題ありません。
もし緊張感が強い場合には、簡単なユーモアを取り入れてアイスブレイクを実践するのも1つの方法です。しかし、無理にアイスブレイクをしようとして話が長くなっては意味がないため、ほどほどに抑えるのがポイントです。
会議の目的と時間の確認
会議の司会進行を担当する際には、目的と終了時間の確認を行います。何のために会議をするのか、どんな結果を求めるのかは、事前に周知されているはずです。しかし、勘違いで会議の目的を理解しきれていないケースもあり得るため、認識を整えるためにも最初に詳細を確認するとよいでしょう。
下記は、会議の目的と時間を確認する際の例文です。
| さて、会議の進行についてですが、予定では［時間］から［時間］までの間で行います。 時間を有効に使うために、各議題ごとに約［時間］を目安に進行します。 また、皆さんの貴重な時間を尊重し、できるだけスムーズに議題を進めてまいりますので、ご協力をお願いいたします。 それでは、議題への取り組みを始める前に、今一度議題の概要と時間の確認を行いたいと思います。 まず、［議題1の概要］について［時間］分の議論を行います。 次に、［議題2の概要］について［時間］分の議論を行います。 最後に、［議題3の概要］について［時間］分の議論を行います。皆さん、これで了解でしょうか？ それでは、早速議題1に移りたいと思います。時間の制限があるため、できるだけ効率的に進行してまいります。 よろしくお願いいたします。 |
上記のような例文を使用することで、会議の目的と時間の確認を明確にし、効率的な議論を促進することができます。何時までに会議を終わらせる必要があるのか、そのためにはいつまでに結論を出すべきなのかも確認するようにしましょう。
会議の終了時間が曖昧だと、ダラダラと話が続いてしまう可能性があります。生産性および業務効率の低下を招くため、きっちりと時間管理をするように心がけましょう。
発言方法などのルールを明確にする
会議の司会進行を担当する場合、発言方法などのルールを明確にするのも重要です。「意見がある場合には挙手をし、指名されてから発言してください」など、基本となる会議のルールを共有します。当たり前のルールに思えますが、こういった点が共有されていないと、会議の円滑な進行が困難となる可能性があります。
下記は、発言方法などのルールを説明する際の例文です。
| それでは、会議の進行に関するルールについて説明させていただきます。 まず第一に、発言する際は他の参加者の意見や発言を尊重し、相互に敬意を払ってください。 互いの意見を理解し合い、建設的なディスカッションを行いましょう。 次に、発言をする際には、できるだけ簡潔かつ明確に意見を述べてください。 長時間にわたる発言や重複した内容は時間の無駄になりますので、適切なタイミングで発言を切り上げるようお願いします。 また、議題に関連する内容以外の話題にはあまり深入りしないようお願いします。 時間の制約がありますので、議題に集中することが大切です。 さらに、発言する際には挙手をお願いします。挙手した順番に発言権を与えることで、公平な機会を確保します。 ただし、緊急を要する場合や質問がある場合は、いつでもおっしゃってください。 最後に、会議の進行は時間厳守で行います。 予定された時間内で議題を適切に処理し、効率的な会議を行いたいと思いますので、皆さんのご協力をお願いします。 以上が会議の進行に関するルールとなります。皆さん、了解いただけましたでしょうか？ それでは、議題に入りたいと思います。 |
上記のように、明確なルールを説明することで、会議の進行をスムーズにし、効果的な議論を促進することができます。
しっかりとルールを明確にし、参加者全員の了解を得ることで、司会進行をしやすくする効果に期待できます。ルールを守ろうとしない人への牽制にもなるため、スムーズな会議の実現にもつながるでしょう。
状況に合わせて会議の場をコントロールする
社内会議では、状況に合わせて会議の場をコントロールするのも重要です。ときには議論が白熱して、口論のようになるケースもあります。しかし、激しい議論から新しいアイデアが生まれることもあるため、司会進行が上手く調整して、止めるタイミングを見定めるのもポイントです。
下記は、議論が白熱して口論になりそうな際の例文です。
| 皆さん、少し議論が白熱してきましたね。このような情熱的な議論は、意見の衝突から新しいアイデアが生まれる可能性を秘めていますが、一方で建設的な方向に向かわないと、効果的な会議を妨げることもあります。 まずは冷静になり、お互いの意見を尊重しましょう。 議論が混乱してきたと感じる場合は、改めて、こちらからお声がけさせていただきます。 お一人お一人の意見を聞かせていただく時間を設け、それぞれの立場や考えを理解することで、より建設的な解決策を見つけることができるかと思います。 また、感情的な口論に陥ることなく、冷静な議論を続けるために、相手の発言を尊重し、議題に集中することが重要です。 皆さんの意見や提案は貴重ですので、相手の発言を聞くと同時に、自身の意見も明確に表現していただけると助かります。 最終的な目標は、議論から新たな解決策や行動計画を見つけることです。 そのためにも、冷静に相手の意見を聞き、共通の目標に向かって進むための方法を共有していきましょう。 皆さんの協力をお願いします。 |
上記ような例文を使用することで、議論が白熱して口論になった際に、冷静さを保ちつつ会議の場をコントロールし、建設的な議論を促進することができます。もちろん、喧嘩になりそうな場合には即座に制止して、冷静さを取り戻すように促すようにしましょう。
逆に誰も発言しようとせず、会議が静まり返っている場合には、司会進行役が積極的に議題を出したり、参加者に話を振ったりといった対応を考えましょう。
会議の内容を総括して決まったことを確認する
会議が無事に進行し、決定すべき内容が固まったら、司会進行が総括してまとめに入ります。どのような結論になったのか、どんな内容に沿って今後の活動を行うのかを明確にして会議を終了に導きます。会議のなかで新しい議題や課題が見つかった場合には、次回以降に話し合うことを伝えるなど、その場に応じた対応が必要です。
下記は、会議の内容を総括して決まったことを確認する際の例文です。
| では、今日の会議での議論を振り返り、決定事項や次のステップを確認しましょう。 まず、［議題1についての決定事項］ですが、皆さんの議論の結果、［決定事項の内容］という結論に至りました。 この決定に関して、何か補足や追加のコメントがありますか？ 次に、［議題2についての決定事項］です。 議論の中で［決定事項の内容］という点について合意が取れたかと思いますが、他に何か挙げたい点はありますか？ 最後に、［議題3についての決定事項］です。 この議題に関しても、［決定事項の内容］という方向性で進むことに決定しましたが、何か最終的なコメントや質問があればどうぞ。 以上が今日の会議での決定事項の確認です。 皆さんのご意見や補足があれば、最後にそれに対するコメントをお聞きしたいと思います。 何かありますか？ |
上記ような確認の例文を使用することで、会議での決定事項を明確にし、参加者全員が理解し納得した状態で会議を終えることができます。
会議内容を総括する際には、自分の意見を取り入れないように注意が必要です。あくまで決まったことを客観的に伝えるのを意識して、結果の印象を自分の意見で変えないようにしましょう。
終わりの挨拶で会議を締めくくる
会議でやるべきことがすべて終わったら、司会進行が終わりの挨拶をして締めくくります。特別なことを話す必要はありませんが、会議に参加してくれたことへの感謝や、次回以降も協力してほしいことを伝えるのが一般的です。また、最後に参加者に向けて意見がないか確認し、全員がひとまず納得していることを明確にしましょう。
下記は、終わりの挨拶で会議を締めくくる際の例文です。
| 本日の会議に参加してくださり、ありがとうございました。 皆さんの貴重な意見や情報共有により、有意義な時間を過ごすことができました。 議題ごとに様々な視点からの意見交換が行われ、多くの示唆に富んだディスカッションがなされました。 また、決定事項に関しても皆さんのご協力のおかげで、明確な方針を打ち立てることができました。 会議の進行において円滑に協力していただいた皆さんに感謝申し上げます。 特に、各議題で率直な意見を述べていただいた方々には、心から感謝いたします。 今日の会議での議論や決定事項は、我々の組織の発展や成長に寄与するものと信じています。 皆さんの積極的な参加と貢献に心から感謝いたします。 最後に、今後の取り組みが円滑に進むよう、今日の会議での決定事項や行動計画を実行に移す際には、引き続き皆さんのご協力をお願いいたします。 本日はありがとうございました。次回の会議も皆さんと再びお会いできることを楽しみにしています。 |
このような終わりの挨拶を行うことで、会議を良い雰囲気で締めくくり、参加者に感謝の意を表すことができます。
会議の終了後は後片付けなどを、司会進行役が担当することもあります。資料の回収や議事録の確認など、必要業務がある場合には速やかに終わらせるように努めましょう。
会議の司会進行を成功させるポイント
社内会議の司会進行を成功させるには、いくつかのポイントがあります。事前にポイントを確認し、スムーズな司会進行を実現できるように備えるのも重要です。以下では、会議の司会進行を成功させるポイントを解説します。
会議の目的やゴールを理解しておく
上手な司会進行を実現するには、まず担当する会議の目的やゴールを明確にすることがポイントです。何のための会議なのか、どのような結果・ゴールを達成すべきなのかが不明なままだと、効率的な司会進行が難しくなるでしょう。事前に資料を読み込み、会議の具体的な内容を自分のなかに落とし込んでおくのが重要です。
会議の内容について疑問がある場合には、そのままにせず上司などに相談するのもポイントです。疑問を持ったまま司会進行を行うと、適切な対応ができない可能性が高まります。不明点や違和感のある要素は、早めに共有して解決しておきましょう。
周囲をよく観察する
会議の際には周囲をよく観察して、適宜必要な状況判断を下すのも司会進行の役割です。会議の内容やメンバーによっては、一部の人だけが発言を繰り返してしまい、議論にならないケースがあります。社内での力関係や人間関係が影響した結果、会議を開いた意味がなくなることも珍しくありません。
そういった事態を防ぐためにも、司会は常に周囲を観察し、全員が参加できるように場をコントロールする必要があります。必要に応じて発言の少ない人に話をふったり、現在の議論に対する反対意見がないか確認したりといった方法が考えられます。
ただ流れるままに会議を見守るのではなく、効果的な司会進行ができるように意識することが重要です。
こまめに時間を把握しておく
司会進行役は、こまめに時間を確認してゴールまでの道筋を明確にしておくのもポイントです。タイムキーパーがいない場合には、基本的に司会進行が同時に時間管理を行います。議論の最中にもこまめに時間を確認し、予定通りに会議を進めていきましょう。
一方で、会議の時間は適宜調整し、ある程度柔軟にコントロールするのも重要です。多くの場合、会議は時間通りに進みません。司会進行役はその点を理解したうえで、時間の押し具合や余裕を把握して、有効に利用するのがポイントです。
司会進行に活用できる台本の準備をする
会議を担当する際には、司会進行に活用できる台本の準備もおすすめです。何を話すべきなのか、どんなことを注意すべきなのかをまとめた台本をつくり、円滑な司会進行の実現を目指すのもポイントになります。
台本にはパターンごとの対処法を記載したり、会議に関するさまざまな情報を載せたりすることで、実践で役立ちやすくなるでしょう。会議の司会進行における台本づくりを行う際には、経験者の意見を参考にするのがおすすめです。司会進行を複数回経験している人に相談し、台本に記載すべき情報を選定を進めるとよいでしょう。
ときにはアドリブをする勇気も必要
会議の司会進行には多くの準備が必要ですが、すべてが予定通りに進むとは限りません。そのため想定していた状況と大きく異なる場合には、アドリブを入れて会議を動かすことも考えられます。
会議の流れを変えるほどのアドリブはマイナスになり得ますが、停滞している状況を動かすために、早めに次の議題に移るなどの対応はプラスに働きます。きっちりと時間と順番を守るのではなく、適宜アドリブを実施して最適な状況をつくり出すのも司会進行役の仕事です。
司会進行が上手くいかないときの主な理由
会議などの司会進行が上手くいかないときには、何らかの理由があると想定されます。原因を特定して解決に導くことが、司会進行を成功させるカギとなるでしょう。以下では、司会進行が上手くいかないときの理由について解説します。
司会者として存在感を出せていない
会議の場で司会進行としての存在感を出せていないと、スムーズな進行が難しくなります。そこにいるだけの司会では、場をコントロールできずに、自由すぎる発言や議論を許してしまいます。きちんと会議の流れを整備するためにも、司会進行を担当する際には、最初の挨拶から始まり、会議の最中は「発言者を指名する」「発言内容を要約する」「現在の時刻や休憩時間を伝える」など、ある程度の存在感を示すのがポイントです。
司会進行よりも会議への参加を意識している
司会進行としての役割よりも、会議への参加を意識しているケースも、上手くいかないことが多いです。司会進行の担当者は、あくまで会議やイベントをスムーズに進めるのが仕事です。必要に応じて意見を求められることはありますが、積極的に発言していくことはほとんどありません。
司会進行の役割を正しく理解し、何をすべきなのか把握しておくことが重要です。
司会進行で活用できる例文を紹介
会議などの司会進行の場面では、使いやすい例文がいくつかあります。会議の始まりや終わりの際に合図となるものもあるので、以下の例文を参考に全体の流れを組み立ててみるのもおすすめです。
会議を始める際の例文
会議を始める際には、司会進行の言葉がスタートの合図となります。まずは「本日はお忙しいなか、会議にご参加いただきありがとうございます」と、感謝の言葉を伝えます。その後「本日は〇〇について議論し、結論を出すことを目標にしたいと思います」と、目標を明確にしましょう。
会議の進行に使える例文
会議の進行中にも、使いやすい例文がいくつかあります。例えば、議論がひと段落して質疑・応答に移る際には、「それでは、ご意見やご質問をお願いいたします」と発言を促します。質疑・応答が済んだら、「続いて〇〇の議題に移りたいと思います」と会議を進行させます。
会議を締めくくる際の例文
会議が無事に終了したら、締めくくる言葉として「皆さま、貴重なご意見を多数いただき、ありがとうございました」と感謝を伝えます。それから「会議は以上になります」と終了を告げて、「本日はありがとうございました」と締めくくります。司会進行の感想などは必要ないため、なるべくシンプルに終えるのがポイントです。
まとめ
会社に勤めていると、会議やイベントなど、さまざまなシーンで司会進行を任される可能性があります。司会進行は信頼できる人にしか依頼しないため、その期待に答えられるように基本を確認し、準備を進めておくとよいでしょう。
この機会に会議などの司会進行のポイントや例文を参考に、シミュレーションをしてみるのがおすすめです。司会進行に関するノウハウやスキルの習得時には、研修が役立ちます。「キューズフル」ではさまざまな研修の実施と、助成金の活用方法を提案しています。
まずは研修の方法やメリット、自社に必要な内容などについて、お気軽に「キューズフル」にご相談ください。
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