ビジネスの場でも気配りは欠かせません。ホンモノの気配り上手になるための一流の気配り5選をご紹介します！
営業職として、自分の評価を上げ、ビジネスシーンの土台を作るためには、相手のことを考えた「一流の気配り」が大切です。
一流の人を真似して、仕事も人生もうまく進めていきましょう。
一流の気配り①ホウレンソウでは、「相手の期待に応える」ことを意識する
たとえば、下記のような「自分がやったことだけ」を報告していませんか？
- 「○○会社と打ち合わせしました」
- 「こんなクレームがありました」
これでは単に「現状」を報告しただけになってしまい、上司からすれば「それで、その後はどうするの？」と疑問に思ってしまいます。
そこでホウレンソウでは、次の３つのポイントを意識しましょう。
報連相の3つのポイント
- 現状：上司にとって、知る必要のあることだけを簡潔に伝える。
- 所見：現状を踏まえて、それについて自分が得た感触。今後どうなりそうか。
- 対処：所見を踏まえたうえで、どう対処するつもりか。具体的な解決法や新しい提案はあるか。
この３点を織り込むと、以下のような報告ができます。
「今日、○○会社のAさんと打ち合わせがありました（現状）。お話しした感触では、今週中には受注をとることができそうです（所見）。メールでも、もう一押ししてみます（対処）」
報連相の際には、「現状」だけでなく、「所見」や最後の「対処」まで盛り込んで、やっと相手から求められる報告になるのです。先を読んだ、相手の期待に応えることを意識したホウレンソウができれば、上司からも気が利くと思われ、仕事でも頭ひとつ抜けた成果を出せる存在になれるでしょう。
また、多くの若手社員は、ホウレンソウをする頻度が低いそうです。若手社員は、上司に「あれ、どうなった？」とは絶対に言わせてはいけません。思っているよりも、3倍はホウレンソウをした方がいいでしょう。
また、上司の立場の人で、もしホウレンソウを問題のある部下がいる場合は、「○○の件は、○○の度に、○○回は進捗を報告してほしい」と部下に伝えるのも、有効です。
ただし、部下に指示を出す際には、その理由も含めて教えることが、大切です。
「〇〇する必要があるから、常に状況を知っておきたい」などと理由を一緒に伝えることで、部下は「それならば、きちんと報告をしなくては」という気持ちになり、適切な報連相ができるようになるでしょう。
一流の気配り②仕事のスケジュールは「相手目線」で組む
次々とやってくる仕事に対して、あなたは、どのように優先順位を決めていますか？優先順位の立て方が下手な人は、頑張っているように見えても、周りから、仕事が遅いと思われたり、評価されなかったりする場合があります。
ビジネスにおいての気配りでもっとも大切なことは、上司や取引先といった「相手のスケジュールに配慮する」こと。社内においては、特に、上司から指示された仕事の優先順位を正確に把握することが求められます。
例えば、上司から書類作成を指示されたとき。自分で勝手に期限を決めて進めるのではなく、まずその仕事が上司にとってどれほど重要なのかを把握し、どのくらいの速さで進めるべきかを正確に評価・判断することが、気配りになります。
もし上司が1時間以内に仕上げてほしい仕事を、次の日に対応をしてしまったら、上司を困らせることになります。そこでポイントになるのは、仕事を引き受けるときに必ず「いつまでですか？」と締め切りを確認すること。そうすることで「気配り力が高い人」という評価が得られるそうです。
もちろん、期限は必ず守らなければなりません。もしほかにもやらなければならない作業があった場合は、「現在〇〇会社の書類作成をしなければならず、15時までは難しいのですが、17時までなら必ず仕上げられます。大丈夫でしょうか？」と、できない理由も一緒に伝えて、上司の指示を仰ぎましょう。
上司から見ると、部下が今やっていることはそれほど重要でないことがあります。そのため、勝手に優先順位を決めるのはよくありません。上司は部下の行動をすべて把握できているわけではないので、お互いにコミュニケーションを取って、状況を交換することが大切です。
上司に現状を伝えた上で、「やっぱりこっちを先にして」と言われた場合は、上司の指示に従うことが、結果としてあなたの評価につながります。
一流の気配り③人に依頼するときは断定ではなく「お願いできますか？」と疑問形を使う
仕事を誰かに依頼するとき、あなたはどのように伝えますか？
絶対に期限を守ってほしいときには、まず「なぜ急がなければならないか」という理由と、「締め切りを示す」ということが重要です。
たとえば、以下のように伝えることができます。
「急に重要な取引先のA社に、明日の15時からプレゼンすることが決まりました。そこで、明日の12時までには資料を仕上げなければなりません。お忙しいところ大変申し訳ないのですが、資料の作成をお願いできますか？」
ここで「お願いします」と断言するのではなく、「お願いできますか？」と疑問形にすることも、気配りのポイントです。
『お願いします』と言われるのと『お願いできますか？』と聞かれるのでは、印象が違います。相手の許可を得る形で依頼をすることで、引き受けるかどうかを相手が決めることができます。
断れられる可能性もありますが、このような気配りがあれば、相手は「やってあげよう」と快く引き受けてくれやすくなるでしょう。
一流の気配り④打ち合わせ・商談中は傾聴姿勢を示し「コンマ数秒の気も抜かない」
取引先との大事な商談や打ち合わせ、絶対に失敗できません。商談などの席では、タイミングが1秒遅れただけで、人の気持ちが180度変わることがあるといわれます。
例えば、取引先から「今度、こういう仕事をしてもらえるかな？」と聞かれたときに、気を抜いて返事が遅れたとすれば、「もういいや、今のことは忘れて」と、チャンスを逃す可能性があります。すぐに「ありがとうございます、是非やらせてください！」と返事をすることが理想です。
ビジネスの瞬間では、タイミングが重要です。返事でやる気を見せましょう。大切な局面では、相手に全神経を集中させなければならないのです。
また態度でも、よい雰囲気をつくりましょう。話を真剣に聞くときには、あいづちやうなづくことが大切です。
特に、「うなづく」というのは、あなたの話しを聞いていますよ、理解していますよということを相手に示す傾聴の姿勢を相手に伝えることができます。ほかにも、「話している相手の目を見ること」、そして「メモを取ること」もポイントです。相手の話を聞く姿勢も、大切にしていきましょう。
一流の気配り⑤仕事をするときは、どんなに小さなことでも「プラスαになる改善点」を探す
企業のトップに立つ人、何かを成し遂げた人は、必ず一歩先を読んでいます。そのため、自分の仕事しか見えていない、視野が狭い人には、相手に対して、一流の気配りはできません。では、職場で一歩先を読むにはどうすればよいのでしょうか。
例えば、あるプロジェクトメンバーに選ばれたとき。上司から頼まれていないものの、資料をブラッシュアップし、上司にこのように言います。
「部長、この資料ですが、あまり目を引かないように見えたので、ちょっと直してみました。あまりうまくできていないかもしれませんが……」
指示されたことしかしない人が多い中、頼まれていないプラスαの仕事をすることで、上司は「それは君の仕事じゃないだろう」などと言うかもしれませんが、心の中では「なかなかやるな」と評価が上がっているものです。
部下から提案されることは、上司にとって非常にうれしいことです。上司の面目が潰れると思う人もいるかもしれませんが、日本人はそんなに心が狭くありません。気配りというのは、すべて能動的な発想であり、行動なのです。自分の方から、相手はこうしてもらいたいのではないかと考え、自分から発信することが気配りです。
また自分の担当領域を勝手に決めて、それ以外の仕事をしない人は、成長できません。人に指示されるのを待つのではなく、自分で考えて行動をしていきましょう。
周りに評価されたい、もっと仕事をうまく進めたいなら、今日からビジネスシーンに求められる、一流の気配りを実践することが大切です。自分をワンランク上に引き上げ、仕事も人生も成功を勝ち取りましょう。
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