労働基準法では、従業員の労働は1日8時間、1週間40時間までと定められており、これらを超えてしまうと労働基準法違反となります。しかし、繁忙期や閑散期の関係上、どうしても労働時間が規定の時間数を超えてしまうこともあるでしょう。
このような企業が導入するべき施策が、年単位や月単位で労働時間を調節する働き方を可能とする『変形労働時間制』です。この記事では、変形労働時間制の届出に必要な手順や注意点について解説します。
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変形労働時間制とは
変形労働時間制とは、週の平均労働時間を40時間に収める代わりに、特定の日や週に法定労働時間を超えた労働をさせることができる制度のことです。
例えば、月初めが閑散期で月末が繁忙期の企業の場合、変形労働時間制を導入すると、月末の労働時間が法定労働時間を超える代わりに月初めの労働時間を減らすことが可能です。
この場合、週の平均労働時間が40時間に収まっていれば、時間外労働と扱いません。
また、どのような企業であっても変形時間労働制を導入する際は、使用者のみで決定するものではなく、労使間の協議に加えて、労働基準監督署への届出や就業規則による規定が必要です。
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変形労働時間制の導入には届出が必要
先ずは、変形時間労働制の種類と届出が必要なケースについて説明します。
正しい手続きができるように、届出が必要な変形労働時間制の内容について詳しく見てみましょう。
①届出が必要な変形時間労働制の種類
変形労働時間制は、それぞれの期間によって4種類に分類されます。
～変形時間労働制の4つの種類～
- 1年単位の変形時間労働制
- 1ヶ月単位の変形時間労働制
- 1週間単位の変形時間労働制
- フレックスタイム制
企業で一般的に導入されているのは『1年単位の変形労働時間制』もしくは『1ヵ月単位の変形労働時間制』の2種類です。
労働者が30人未満の小売業や旅館、飲食店のみ『1週間単位の変形労働時間制』を導入することができます。
上記の表うち、届出が必須となっているのは『1年単位の変形時間労働制』と『清算期間が1ヶ月を超えるフレックスタイム制』です。
対して、清算期間が1ヵ月以内のフレックスタイム制を導入する際の届出は不要ですが、この場合であっても労使協定の作成は必要なので、注意が必要です。
②届出をしなかった場合のリスク
届出をせずに変形時間労働制を導入してしまうと、労働基準法違反になります。
『知らなかった』『うっかりしていた』という理由は認められません。
懲罰を避けることはもちろんですが、企業の信頼を失わないためにも、しっかりと届出の対応をしましょう。
変形労働時間制の届出の流れ
ここからは、変形労働時間制の届出をするときの流れについて紹介していきます。
①現在の労働状況を調査する
先ずは、現在の労働状況を調査・確認しましょう。
現状を把握できていないと、「変形労働時間制を導入するべきかどうか」「自社の繁忙期や閑散期はいつなのか」「期間中の労働時間数はどのくらいが適切なのか」等の適切な判断が難しくなります。
ここで調査した情報は、届出書類の作成時に必要になるため、必ず事前に調べておきましょう。
②対象者や労働時間を決定する
労働状況を把握したら、具体的に制度の対象とする従業員の範囲や労働時間について決定します。
調査内容を基に労働時間が超過している従業員や労働時間が超過しやすい時期、調整方法などを検討していきましょう。
③就業規則の見直し
変形労働時間制を導入すると、従業員の働き方が変わるため、就業規則の変更が必要となります。
就業規則では以下の内容を規定しましょう。
- 対象となる期間
- 対象となる労働者の範囲
- 変形期間の起算日
- 変形期間を平均し、労働時間が法定労働時間を超えない定め
- 変形期間中の各日および各週の労働時間
- 各労働日の始業・終業時刻
また、1ヵ月単位の変形労働時間制の場合は『就業規則』若しくは『就業規則に準じたもの』に上記の内容を定めれば問題はないため、後述する労使協定の締結は不要です。
同じく、1ヵ月単位の変形労働時間制の場合、就業規則の代わりに必要事項を労使協定に定めることも可能なので、会社の判断で自由に決めることができます。
ただし、『労使協定だけへの記載』を選択した場合は、この制度のもとで働くことを義務付けることにはならないため、この制度のもとで労働することを義務づける際は、就業規則に必要事項を記載するか、両方に記載することをおすすめします。
④労使協定の締結
1年単位の変形労働時間制を導入する際は、労使協定に以下の項目を定める必要があります。
- 対象となる期間
- 対象となる労働者の範囲
- 変形期間の起算日
- 特定期間
- 労働日、労働時間
A対象となる期間
『対象となる期間』とは、1週間あたりの労働時間が、40時間を超えない範囲で労働させる期間を指します。
『対象となる期間』は1カ月以上1年以内です。
B対象となる労働者の範囲
1年単位の変形労働時間制では、対象となる労働者の範囲をできるだけ明確に定めましょう。
また、常時使用する労働者数とは人数が異なる場合もあるので事前に行った調査の結果を基に作成するようにしましょう。
C特定期間
『特定期間』とは、対象となる期間の中で特に業務が繁忙になる時期を指します。
D労働日、労働時間
労使協定で定める労働時間は、対象となる期間の1週間あたりの労働時間が40時間以内である必要があります。
～労使協定で定める労働時間を求める計算方法～
40時間×対象の暦日数÷7
また、1年単位の変形労働時間制では対象期間の労働日とその労働日毎の労働時間を具体的に定めなければならないため、使用者による自由な労働時間の変更はできません。
E労使協定の有効期間
1年単位の変形労働時間制を運用したうえで、使用者、労働者間でこの制度を継続するのか、もしくは廃止するのかなどの判断を行うために、労使協定の有効期間を定める必要があります。
⑤「変形労働時間制に関する協定届」を作成して提出する
キューズフルの「1年単位の変形労働時間制に関する協定届の無料チェックリスト」はこちら
※協定届の作成方法はダウンロード資料で記載しています。
労働基準監督署へ変形時間労働制の届出を行う際は、下記の書類が必要です。
- 変形時間労働制に関連する協定届
- 労使協定書
- 変形時間労働制期間中の労働日・労働時間が分かる勤務カレンダー
- 労働者代表の意見書を添付した就業規則（就業規則に変更がある場合のみ）
いずれも、労働基準監督署への提出用と会社控用として2部ずつ必要です。
変形時間労働制に関連する協定届の様式は決まっており、下記の厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーより入手できます。
厚生労働省の「主要様式ダウンロードコーナー」はこちら
協定届以外の書類には特に決まった形式はなく、変形時間労働制に関連する協定の内容と、労働時間や日数が分かる書類であれば大丈夫です。
制度の運用開始と同時に就業規則の変更を行っておくと、次年度以降の就業規則の変更や提出は必要ありませんが、年間カレンダーが就業規則の付属規定となっている場合は、毎年度の改訂と提出が必要です。
また、制度の導入によって残業や休日出勤が生じる場合は、36協定も一緒に届け出るようにしましょう。
提出方法は、窓口での提出のほか、郵送やe-Govによる電子申請も可能です。
⑥制度の周知と運用
全ての手続きが完了したら、従業員に対して変形労働時間制の内容を周知しましょう。
ここでいう周知とは、作成、変更時の一時的な報告ではなく、労働者が望むときにいつでも確認できるようにすることを指します。
まとめ
変形時間労働制の協定届を作成する際は、1箇所でも不備があると受理されないため、チェックボックスや押印、署名など細かい確認が欠かせません。
また、期間が終了してしまう前に次の期間の届出を行わなければならないため、業務スケジュールの管理を徹底が必要です。
上記で述べてきたポイントを意識しながら制度運用を通して、労働環境の整備に努めましょう。
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